Projectmanagement

Verbeterdezaak helpt projecten succesvol te maken door Prince2, Agile en Lean projectmanagement methodieken gemixed toe te passen. Prince2 steekt in op een gekaderd projectplan van A tot Z. Agile managet voornamelijk in kleine stapjes vooruit richting de doelstelling. Lean vanuit het perspectief van de klant (added value) en het elimineren van verliezen (waste). Het verleden heeft ons geleerd dat het toepassen van één methode niet vaak tot de gewenste resultaten leid. Een mix van methoden helpt om de risico’s vanuit verschillende perspectieven te benoemen en vroegtijdig aan te pakken. 

Een technisch project managen vergt visie, leiderschap, structuur, besluitvaardigheid en een heldere doelstelling. Een heldere project doelstelling (wat levert het project aan het eind op) maar zeker niet minder belangrijk, het maatschappelijk doel van het project (wat gebeurd er na het project met het opgeleverde).

“Als betrokkenen het maatschappelijk doel van het project willen dienen en beschermen dan heeft het project de grootste potentie om succesvol te zijn”.

Een project heeft een integrale aanpak nodig waarbij er geen “blinde vlekken” zijn. Alle betrokkenen en aspecten hebben positieve aandacht nodig en zullen daardoor persoonlijke groei ervaren. Betrokkenen krijgen afgesproken verantwoordingen en sociale beslissingsbevoegdheden. Daarmee ontstaat een cultuur waarin het team zich verantwoordelijk voelt en het succes wil ervaren en vieren.

Een project zal altijd de nodige obstakels moeten overwinnen. Het is van essentieel belang dat iedereen obstakels vroegtijdig benoemd en meedenkt in het oplossen er van. Het benoemen en oplossen van obstakels dient ten allen tijde gewaardeerd en gevierd te worden.

De hieronder getoonde afbeelding geeft een praktijk voorbeeld van aspecten in een technisch project die gemanaged moeten worden. De kern van het managen bestaat uit het begeleiden van de processen die volgens de afgestemde planning doorlopen moeten worden. In een project dienen de processen slim geordend of her-ordent te worden zodat risico’s vroegtijdig gemitigeerd worden en geen kwaliteit, tijd, geld en energie verloren gaat. Waar mogelijk dienen processen gestandaardiseerd te zijn of te worden zodat er een bepaalde mate van zelfredzaamheid ontstaat.

Plannen is noodzaak. Gezien de complexiteit van veruit de meeste technische projecten, is de opzet en uitvoering van een project altijd maatwerk waarbij een doordacht en afgestemd projectplan met uitgebreide risico analyse vooraf gewenst dan wel noodzakelijk is.

Projecten zijn teamwork. “De mens” is een van de belangrijkste succesfactoren binnen een project. Functies, rollen, kennis, competenties en beschikbaarheid binnen het project dienen daarom duidelijk te zijn of duidelijk gemaakt moeten worden. Eventueel moeten (tijdelijke) aanvullende afspraken of functiebeschrijvingen vastgelegd worden voor de duur van het project. Waar nodig moeten mensen ge-coached, getraind of opgeleid worden. Binnen het team bestaat hiërarchie (beslis-boom, escalatiemodel en (eind)verantwoordelijkheden) worden vastgelegd. Op deze manier streven we altijd naar tevreden mensen die met voldoening en in harmonie aan een project deelnemen. 

Georganiseerde informatiestromen. Projecten hebben veelal een multidisciplinair karakter waarbij verschillende functies en rollen deel uit maken van een project. Het is belangrijk om alle projectleden betrokken te houden bij het project. Om dit te borgen wordt er voor het project een communicatieplan afgestemd met de betrokkenen. In het communicatieplan wordt aandacht besteed aan indeling van overlegplatforms, overleg structuur en intervallen, afspraken over de vastlegging en de distributie van informatie.